Di Balik Ritme Kerja Protokoler Kabupaten

Ponsel Bergetar. Suara pesan masuk dari grup Protokol mengenai jadwal pimpinan esok pagi beserta pembagian tugasnya pun saya terima. Setiap malam, Ajudan menginformasikan jadwal pasti pimpinan, lalu Kepala Sub Bagian Protokol akan membagi tugas.

Sebelum jadwal pasti dikirimkan oleh ajudan malam hari, biasanya beberapa kegiatan sudah kami ketahui lebih dulu. entah itu dari Ajudan itu sendiri, Kasubag, Kabag, atau OPD terkait. Kita bisa koordinasi awal sejak H-1, bahkan ada yang dari H-1 minggu jika itu acara besar, kunjungan tamu dari Pusat, atau kegiatan yang butuh koordinasi intens sebelumnya.

Jam Kerja Petugas Protokol

Ada yang bilang jam kerja protokol 24 jam. Apakah berlebihan jika disebut 24 jam, karena kita tidak bekerja terus-menerus selama 24 jam sebenarnya. Namun, ya, kita biasanya juga akan dihubungi diluar jam kerja. Bisa malam, bisa subuh. Itu yang dimaksud 24 jam. On call, tidak hilang kontak. Itu baru urusan ponsel dan koordinasi yang tidak tahu waktu.

Sekarang, kita bicara tentang kerja lapangan. Karena saya bekerja di kabupaten yang terletak sebelah paling barat pulau jawa, jadi untuk perjalanan dinas dengan jadwal pagi, kita bisa berangkat jam 4 subuh. Misalnya undangan rakor Bupati se-Indonesia di Jakarta jam 8.00. Protokol tentu harus datang lebih awal. Tugas protokol? Sebagai tim advance/ tim pendahulu yang akan melaporkan situasi di lapangan, misalnya mobil Bupati harus turun dimana, jika ingin ke toilet posisi dimana, posisi rapat dimana, agenda nanti apa saja, kegiatan lainnya terkait kegiatan tersebut misalnya ada expo yang bisa menjadi potensi kerjasama daerah, dan tentu saja, yang pertama meregistrasi dan mengkonfirmasi kehadiran kepala daerah. Mengantri dong tentunya untuk registrasi ulang ini..

Di ruang rapat juga kita harus tag posisi. Menempatkan posisi duduk yang nyaman sesuai keinginan pimpinan. Misal, Bupati ingin paling depan, atau ingin tegak lurus dengan mimbar pembicara, ingin di row pinggir supaya mudah akses ke toilet, ingin kanan kirinya juga sama-sama perempuan, atau ingin di sebelah Bupati mana misalnya. Kita harus pastikan bahwa posisi yang sudah kita pilih tidak diambil oleh orang lain. Makanya, jangan deh 1 orang yang tugas. Ajak teman kamu ya... Setelah itu, barulah kita screening lokasi untuk menemukan segala hal berkaitan dengan tugas kita, misal drop off kendaraan, posisi toilet, posisi take video, siapa saja yang terkonfirmasi hadir mengisi acara, siapa saja kepala daerah se-Banten yang hadir, dll.

Selama acara berlangsung? Protokol ngapain? Kalau ada space untuk mengikuti acara, nyimak tipis-tipis dong.. Supaya ga ngang ngong ngang ngong pas ditanya 'ngapain aja disana?', 'bahas apa tadi?' Atau diajak diskusi. Kalau untuk acara secara keseluruhan, ada tim peliputan dan pemberitaan kok yang akan menyerap jauh lebih banyak. Don't worry.. :)

Sebagai protokol, kita juga perlu tahu lokasi makan recomended di sekitar tempat kegiatan. Kita perlu tahu apakah tempatnya nyaman untuk makan bersama, rasa makanan, dan kecepatan penyajian. Bukan hal yang baru bahwa kita atau teman kita berangkat duluan ke tempat makan untuk order dan menyiapkan makanan serta tempat yang nyaman.

Wilayah yang Luas

Kabupaten tempat saya bekerja luasnya lebih dari 2.700 km2 dengan 35 kecamatan. Untuk bertugas ke kecamatan terujung saja, kita bisa memakan waktu hingga 3 jam. Jika acara di lokasi selesai terlalu sore, kita akan sampai kantor kembali pada malam hari. Ada juga kegiatan-kegiatan yang mulai di malam hari, seperti Haul, Maulid Nabi, pelapasan jamaah haji..  

Setiap daerah pasti memiliki tantangan tersendiri. Kadang kami juga susah sinyal. hihi... Ada juga kabupaten lain yang harus menggunakan perahu untuk mencapai wilayahnya.

Di antara berbagai agenda pemerintahan, ada satu kegiatan yang selalu menyita perhatian banyak pihak, yaitu

Pelantikan Pejabat

Entah bagaimana sistem pengumuman acara pelantikan di daerah lain. Di daerah saya, pelantikan menjadi hal yang menarik perhatian banyak pihak. Tidak sedikit yang bertanya jadwal pelantikan, mengkonfirmasi kebenaran isu yang telah beredar, maupun menanyakan siapa saja yang dilantik. Bukan berharap dilantik, pertanyaan justru berasal dari kalangan pelaksana yang sekadar ingin mengetahui siapa pimpinan berikutnya, siapa rekan kerjanya selanjutnya. Kenapa orang luar banyak tahu sedangkan protokol tidak bisa mengkonfirmasi? Ya, pelantikan adalah hak prerogatif pempinan tertinggi. Tanggal di surat bisa saja berubah. Dokumen bisa saja bocor dari orang-orang terdekat yang tidak sengaja atau dengan sengaja ingin tau. Jadi jika ada pertanyaan, kami pasti jawab tidak tau. Semua bisa saja berubah, sekejap mata segalanya bisa berubah. Protokol tidak akan menjawab apapun sebelum dihubungi langsung oleh Badan Kepegawaian pada malam hari sebelum pelantikan esok pagi nya.

Kegiatan di Pusat Kota

Banyak kegiatan dilaksanakan di pusat pemerintahan, baik itu pertemuan-pertemuan, diskusi, dan seremoni. Seringnya di pendopo kabupaten, ruang kerja bupati/wakil bupati, ruang aula pemkab, dan sesekali di aula hotel bintang 2 dan 3. Selain itu, protokol di kabupaten tempat saya bekerja memegang tanggung jawab sebagai penyelenggara teknis kegiatan Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN) dan Peringatan Hari Jadi Kabupaten. Kegiatan utama adalah Upacara. Ya, upacara resmi di alun-alun kabupaten, atau instruksi untuk penyelenggaraan di instansi masing-masing. 

PHBN

Di beberapa kabupaten, berbagai kegiatan PHBN diselenggarakan oleh dinas terkait. Misalnya Hari Pahlawan diselenggarakan oleh Dinas Sosial, atau Hari Kesaktian Pancasila oleh Badan Kesatuan Bangsa dan Politik. Tapi di sini, semua PHBN dikelola oleh sub bagian protokol. Mulai dari urusan administrasi, koordinasi, penyiapan perlengkapan upacara, budgeting, lay out, desain, publikasi, hingga eksekusi pelaksanan acara. Untuk konsep acara, selain upacara tentu ada juga acara lainnya. Sebut saja diantaranya tasyakuran, santunan anak yatim, ziarah, lomba olahraga, festival kebudayaan, penampilan kesenian, pemberdayaan UMKM, panggung hiburan, bakti sosial, dan ceramah agama. Berbagai penghargaan dan kerjasama juga tak luput dari pandangan untuk dilaksanakan.

Kerjasama dan Koordinasi Sangat Dibutuhkan
Dalam penyelenggaraan kegiatan, protokol tidak bisa bekerja sendiri. Protokol hanya motor penggerak dan penghimpun, sedangkan yang bekerja adalah lintas sektor. Kita butuh bantuan bagian umum setda untuk penyiapan tempat, dekorasi, perlengkapan upacara, konsumsi, sound, dan kelistrikan. Kita juga butuh bagian tata pemerintahan untuk menyiapakan dokumen sambutan, dan sejarah singkat kabupaten. 

Protokol butuh dinas pariwisata untuk kesenian, butuh dinas perhubungan, pol pp, dan polres untuk pengamanan. Protokol butuh dinas LH untuk kebersihan. Protokol butuh personil Kodim untuk keberlangsungan upacara. Protokol butuh sponsor untuk mendukung kesuksesan acara. Dan terpenting, protokol butuh dukungan para pimpinan untuk turut serta menyukseskan kegiatan.

Pada akhirnya, menjadi protokol bukan hanya soal berdiri rapi di belakang pimpinan, mengatur kursi, atau memastikan acara berjalan sesuai susunan. Di balik itu, ada ritme kerja yang penuh kesiapsiagaan, koordinasi, kecepatan berpikir, ketepatan bertindak, dan kemampuan membaca situasi. Kami juga bekerja dalam senyap, sering kali tidak terlihat, tetapi selalu berusaha memastikan semuanya terlihat baik di mata publik.

Setiap daerah memiliki tantangan dan dinamika sendiri, begitu pula setiap petugas protokol memiliki cerita yang berbeda. Namun satu hal yang sama: pekerjaan ini mengajarkan kami tentang loyalitas, kerja sama, dan arti hadir sebelum dibutuhkan.

Karena pada akhirnya, keberhasilan sebuah kegiatan bukan tentang siapa yang paling terlihat, tetapi tentang siapa saja yang bekerja keras, cerdas dan tuntas, agar semuanya berjalan tanpa hambatan. Dan di situlah, ritme kerja protokoler terus hidup.