Jobtre-nya PR

Sekarang saya sudah memasuki tahun terakhir di Fikom Unpad. Tak jarang teman-teman bilang kalau semester tujuh itu gabut. Kalau dilihat dari jumlah mata kuliah yang ditawarkan, mungkin bisa dikatakan begitu. Mata kuliah semester ini adalah kapita selekta, seminar, dan job training. Ya, memang hanya tiga. Apa itu kapita selekta? Kata senior sih mengulang seluruh mata kuliah. Kalau seminar? Entahlah, sekalipun saya belum pernah bertatap muka dengan dosen pembimbing untuk membahas seminar. Kalau on job training? Nah, ini dia. Mata kuliah 2sks, tapi kuliahnya di lapangan dan hampir setiap hari. Karena matakuliah yang 2sks itu dilakukan diluar kampus dan hampir setiap hari, maka kata gabut itu musnah seketika.

Job training (lebih enak nyebutnya jobtre) merupakan kegiatan kuliah lapangan dengan mengaplikasikan ilmu yang sudah diperoleh di bangku  perkuliahan di dunia pekerjaan. Dimana sih ngelakuin jobtre itu? Dimana aja, yang fungsi PRnya. Boleh instansi pemerintah, atau pun swasta.

Saat teman-teman seangkatan sebagian telah sibuk mengajukan lamaran atau melakukan jobtre pada masa liburan semester 6, saya masih saja berkutat dengan kegiatan organisasi di kampus. Santai-santai aja, eh taunya kecolongan. Seharusnya liburan semester 6 saya perguanakan untuk paling tidak mengajukan lamaran jobtre. Saat mulai memasuki perkuliahan semester 7, rasa cemas mulai muncul. Disaat yang lain sudah mendapat panggilan dari perusahaan, mulailah saya melamar. Saya tertarik di bidang pertambangan, pariwisata, atau perhotelan. Alhamdulillah HRD Training Coordinator yang ramah menyambut baik keinginan saya untuk menimba ilmu di Savoy Homann Bidakara Hotel. Sudah satu minggu saya melakukan jobtre di sini.

*

Hari Pertama

Kamis, 18 September 2014

Hari pertama, Bapak Syarif selaku HRD Training Coordinator mengantarkan saya setiap sudut ruangan sambil dikenalkan kepada para karyawannya. Ruangan terakhir yang saya masuki adalah Sales and Marketing Office (selanjutnya disebut S&M), sekaligus mengantarkan saya menuju ruangan yang selama dua bulan kedepan akan saya diami.

S&M Office diisi oleh empat orang sales, satu orang senior sales, sekretaris, sales and marketing manager, artist, dan public relations (PR). Saya yang masih malu-malu disambut baik oleh seluruh anggota tim S&M yang ada, termasuk oleh Mbak Aptie, PR Hotel Savoy Homann, yang akan menjadi trainer saya selama dua bulan kedepan. Mbak Aptie yang saya temui sedang ber-make up kemudian menjelaskan tentang ilmu ke-PR-an di hotel. Hari itu, saya diberi catatan (plus buku catatatannya) cara menerima telepon dan menyambungkannya ke bagian lain jika dibutuhkan, dan meng-input guest comment. Guest comment merupakan opini yang disampaikan oleh customer mengenai kualitas pelayanan hotel. Biasanya dari Executive Manager Office di lantai tiga akan diantarkan guest comment ke meja PR untuk kemudian diolah.

Jam kerja dimulai dari pukul 8 pagi hingga pukul 5 sore. Karena hanya jobtre, saya melakukan absen dengan catok kartu, bukan sidik jari. Absen datang dan absen pulang. Saat jam makan siang, Mbak Aptie mengajak ke Employee Diningroom (EDR) alias tempat makan karyawan. Mbak Aptie banyak menyapa karyawan lain dengan akrab, termasuk General Manager (GM). Saya perhatikan satu-satu karyawan yang ada. Oh, berarti saya harus bisa juga seperti karyawan lain, saling senyum, saling menghormati, dan bertegur sapa.

*

Gak Salah Kostum

Hari ini hari kedua saya bekerja. Beberapa karyawan sudah saya lihat berada di lorong-lorong kantor dengan menggunakan kaos. Awalnya saya kira karyawan melakukan senam pagi bersama, ternyata setelah saya klarifikasi setiap dua minggu sekali pada hari Jumat ada kegiatan Jumsih (jumat bersih). Bagian yang dibersihkan setiap minggunya berbeda. Belakangan saya ketahui lokasi pembersihan akan diumumkan di papan dekat ruang EDR. Nah, setiap hari jumat karyawan tidak menggunakan jas atau blazer, melainkan menggunakan batik. Untung kemarin saya tanyakan kepada trainer tentang outfit kantor, jadi saya ga salah kostum. Hehe.. Hari ini saya mendapat tugas untuk menyebarkan Internal Office Memo (IOM). Seperti namanya, IOM menyampaikan pesan singkat kepada internal perusahaan. Misalnya, IOM dari S&M untuk GM mengenai pengajuan mengikuti wedding expo. Setelah itu, saya lihat Mbak Aptie sedang membuat pengajuan pembuatan kalender. Bahan yang sudah Mba Aptie buat kemudian saya masukan kedalam powerpoint untuk bahan sales meeting sore itu. Selanjutnya, saya mengerjakan monthly report, yaitu laporan bulanan mengenai biaya pengeluaran yang dikeluarkan oleh PR. 

Dua tumpuk kartu nama klien ada di meja kerja PR. Mba Aptie memberikan tab kepada saya untuk menyimpan kontak. Ketika sedang meng-input kontak klien, Ibu Renny dari bagian F&B menghampiri “Ini yang training ya? Besok ikut ya, table manner. Biar tau”, saya pun mengiyakan.

Setiap hari senin, saya harus izin kuliah. “bener nih senin aja? Nanti banyak izin-izin lain, ribet”, kata S&M Manager saat tahap interview dua minggu lalu.

“Engga kok bu, Cuma hari senin aja.”

“Berarti sabtu masuk ya?”

Dengan polosnya langsung saya iyakan. Nah, ini ni. Palajaran. Nanti lagi kalalu interview jangan langsung mengiyakan ya..

“Mba Aptie, besok aku masuk”

“Ih, ngapain? Ga usaah”

“Tapi waktu itu udah bilang iya”

“oh, kamu liburnya minggu senin sih yaa. hahaa.. Yaudah nanti saya coba bilangin. Paling sabtu kalo ada acara-acara aja. Kaya besok ada table manner, dateng ya biar tau”

*

Table Manner

Hari ini ada event table manner dari SMA Merdeka Bandung. Sebelum materi dimulai, para siswi SMA Merdeka diajak hotel tour. 

Para siswa sedang menyimak materi

Di salah satu kamar hotel

*

Tugas-Tugas

Selasa, 23 September 2014

Ini dia tugas yang harus saya kerjakan hari ini

Selain itu, Mba Zara, sales secretary, juga meminta saya membuatkan struktur organisasi.

*

Masuk Rumah Sakit

Salah satu tugas PR adalah covering media. Pagi ini di meja kerja PR sudah ada Bandung Explore Magazine. Saya clipping, setelah itu menyebar IOM lalu meng-input guest comment.

Pagi tadi trainer saya datang dengan wajah  tak bersemangat. Dengan wajah pucat tanpa make up, Mba Aptie bilang tidak enak badan. Saya pegang tangannya, ternyata demam. Mbak Aptie menggigil lalu dibawa ke rumah sakit. Bersama Pak Ade, sopir hotel, dan Pak Yadi Hrd, saya ikut mengantar Mbak Aptie.

*

Tanpa Trainer

Hari ini tanpa trainer, karena Mbak Aptie harus dirawat di rumah sakit. Saya nyalakan komputer, lalu saya buka email. Ada dua buah berita mengenai Hotel Savoy pagi ini. Saya print out, lalu saya clipping. Setelah itu saya merapikan (filing) report sales call, arsip dokumen, kemudian seperti biasa saya input guest comment.

Klipping berita

Kumpulan Guest Comment dalam beberapa hari

Begitulah tugas kuliah lapangan selama satu minggu pertama. 

“Selamat Pagi Bu..”

Waduh, disapa Ibu