Aktualisasi Nilai-Nilai ANEKA dalam Pelaksanaan Kegiatan Protokol

Aktualisasi Nilai-Nilai ANEKA dalam Pelaksanaan Kegiatan

No	Kegiatan	Tahapan Kegiatan	Uraian Aktualisasi ANEKA
1.	Mempersiapkan penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu Pemerintah Daerah, tamu-tamu Negara, serta tamu-tamu perwakilan negara sahabat;	Planning : Pada tahap awal, protokol perlu mengetahu siapa tamu yang akan hadir, apa tujuan kunjungan, dan apa saja yang akan tamu lakukan di Pandeglang, serta kapan dan berapa lama tamu melakukan kunjungan. Setelah mendapatkan informasi, protokol mempunya gambaran awal tentang apa saja yang harus dipersiapkan. Misalnya memberikan informasi kepada OPD terkait, mengenai tujuan kunjungan. Sehingga OPD dapat menyiapkan bahan diskusi, mengumpulkan bahan yang dibutuhkan, dsb. Protokol juga berkordinasi mengenai kesiapan tempat, akomodasi, peralatan pendukung, dsb.	Akuntabilitas : dengan melakukan kordinasi kepada pihak tamu yang akan berkunjung, juga berkordinasi dengan OPD terkait, menunjukkan adanya akuntabilitas tim dalam mengelola pesan hingga dapat ditindaklanjuti.
		Organizing : Pada tahap ini, protokol membagi tugas kerja dan memastikan anggota siap terlibat. Protokol membagi pekerjaan mengenai siapa yang akan berkordinasi dengan OPD, siapa yang berkordinasi mengenai akomodasi dan kesiapan tempat, siapa yang menjadi LO di lapangan, siapa yang bertugas di titik mana, dsb.
		Actuating : Kegiatan hari H dapat berjalan lancar jika aktualisasi pada tahap persiapan hingga hari H dapat dijalankan dengan baik. Setiap protokol yang diberikan tugas, perlu paham apa yang harus dilakukan, dan harus dijalankan dengan baik serta tetap berkordinasi.	Komitmen Mutu : pada tahap pelaksanan, protokol membagi tugas tim di lapangan, sehingga setiap kebutuhan pimpinan dan tamu daerah dapat dipenuhi. Kepuasaan tamu pada pelayanan, peralatan serta sumber daya yang mendukung menjadi salah satu komitmen dalam menjaga kepuasan tamu yang hadir sehingga acara dapat berjalan lancar.
		Controlling : Fungsi kontrol dilakukan sejak tahap kordinasi hingga ke pelaksanaan. Selama bertugas, protokol dapat saling melakukan fungsi kontrol agar kegiatan berjalan lancar. Setelah kegiatan selesai, tim pun perlu melakukan evaluasi tentang apa yang kurang dan sebisa mungkin tidak kembali terjadi pada kegiatan berikutnya.	Akuntabilitas : Evaluasi juga perlu dilakukan pasca kegiatan, sebagai bentuk akuntabilitas program.
2.	Melaksanakan fasilitasi dan koordinasi pelaksanaan Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN) dan Hari Jadi Kabupaten;	Planning : Berkordinasi dengan Kepala Bagian Humas dan Protokol, Kepala Sub Bagian Protokol, dan tim staf protokol tentang penyelenggaraan PHBN, misalnya peringatan HUT ke-76 RI. Perlu dibentuk tim panitia pelaksana teknis agar acara dapat berjalan lancar sesuai rencana, dan pekerjaan dapat diselesaikan dengan terorganisir.	Akuntabilitas : Sebagai sekretaris, saya perlu menyusun daftar yang akan diundang untuk hadir, dan dikirimkan surat undangan. Saya harus memiliki tanda terima surat sebagai bukti surat sudah diberikan kepada pihak yang dituju,  dan melaporkan kepada atasan.
		Organizing : Tim perlu berkordinasi dan menentukan tugas masing-masing anggota dalam struktur panitia teknis kegiatan. Setiap anggota perlu membuat daftar pekerjaan dan menyelesaikannya satu persatu.	Nasionalisme : Agara pelaksanaan upacara HUT RI ke-76 berlangsung khidmat, tim perlu memahami rangkaian kegiatan di pusat dan di daerah. Tim juga perlu hafal kapan jadwal penaikan bendera, kapan harus mengikuti upacara detik-detik proklamasi di pusat, dan kapan waktu yang sesuai untuk penurunan bendera.
		Actuating : Pada tahap ini, protokol sebagai panitia teknis melakukan aktualisasi pekerjaan yang harus dilakukan, misalnya sekretaris membuat dan mengirimkan surat bantuan personil kepada Polres, Kodim, Yonif, Dishub, Pol PP, Dinkes, Dinas Lingkungan Hidup, Paskibraka, dan Korps Musik untuk membantu dalam pelaksanaan upacara bendera. Protokol juga perlu memastikan konfirmasi dari masing-masing instansi tsb.   Atau misalnya pula bagian acara, perlu melaksanakan acara sesuai dengan rencana kegiatan (rundown) yang telah disusun sebelumnya.	Komitmen Mutu : Sehubungan masih dalam kondisi pandemi, maka acara selain tentu harus berjalan efektif, juga perlu dlakukan dengan sederhana, dan efisien. Kegiatan peringatan HUT Proklamasi Ke-76 RI dilakukan secara efektif dengan dilaksanakan di Lapangan Markas Kodim 0601/Pandeglang, sehingga tidak ada kerumunan masyarakat untuk menonton kegiatan upacara penaikan/penurunan bendera. Efisiensi juga dilakukan dengan menggunakan pasukan upacara yang tidak lebih dari 50 orang.   Etika Publik : Acara tambahan yaitu penyerahan Satyalencana Karya Satya, apresiasi OPD terinovatif, dan penyerahan remisi bagi narapidana. Sebagai ASN, kita harus bersikap netral. Kepada penerima penghargaan atau penerima remisi, kita harus bersikap netral dan tidak boleh ada konflik kepentingan.
		Controlling : Pada tahap ini, semua anggota panitia teknis perlu mengecek kembali pekerjaan yang telah diselesaikan, dan melakukan control untuk memastikan semua dapat berjalan sesuai rencana.	Anti-Korupsi : Sebagai bendahara teknis kegiatan, saya harus mencatat semua pemasukan dan pengeluaran selama pelaksanaan kegiatan, dan membuat laporan pembukuan yang diserahkan kepada atasan sebagai pertanggungjawaban penggunaan anggaran kegiatan.

 

Daftar Pustaka / Referensi :

·       https://medium.com/@TERRAITB/poac-planning-organizing-actuating-and-controlling-manajemen-organisasi-ea982e20529

·       Modul Latsar CPNS 2019