Analisis Isu Instansional pada Subbagian Protokol

 

TUGAS ASYNCHRONOUS III

ANALISIS ISU INSTANSIONAL (Individu)

 

Nama           : NIDA CHOIRUN NUFUS

Kelompok   : 3

Angkatan    : 19

 

A.      Isu Instansional

Isu yang terjadi di Bagian Humas dan Protokol Setda Pemkab Pandeglang dapat diidentifkasi sebagai berikut:

·       Kurangnya kesadaran pegawai dalam menjaga kebersihan lingkungan kantor

·       Kurangnya manajemen SDM bagian Humas Protokol dalam pembagian pekerjaan

·       Kurangnya disiplin kerja para pegawai Humas Protokol

·       Kurangnya semangat berolahraga di kalangan pegawai Setda Pemkab Pandeglang

·       Belum optimalnya manajemen kerja Protokol dalam pengelolaan acara Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN)

 

B.      Alat Bantu Tapisan

Alat bantu tapisan : Urgency, Serousness, Growth

·       Urgency, seberapa mendesak suatu isu dapat dibahas, dianalisis, dan ditindaklanjuti.

·       Seriousness, seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan

·       Growth, seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera.

 

Tabel 1. Tapisan Isu Prioritas

No	ISU	U	S	G	Nilai	Peringkat
1	Kurangnya kesadaran pegawai bagian Humas dan Protokol dalam menjaga kebersihan lingkungan kantor	2	3	2	7	4
2	Kurangnya manajemen SDM bagian Humas dan Protokol dalam pembagian pekerjaan	3	2	4	9	3
3	Kurangnya disiplin kerja para pegawai  Humas Protokol	3	4	3	10	2
4	Kurangnya semangat berolahraga di kalangan pegawai Setda Pemkab Pandeglang	4	3	3	10	2
5	Belum optimalnya pelaksanaan kerja Pegawai sub bagian Protokol sebagai pelaksana dalam pengelolaan acara Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN) HUT Ke-76 RI	4	5	5	14	1

 

c. Isu Prioritas

Isu yang akan diangkat adalah mengenai “Belum Optimalnya Pelaksanaan Kerja Pegawai Sub Bagian Protokol sebagai Pelaksana dalam Pengelolaan Acara Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN) HUT Ke-76 RI”

 

 

 

 

 

d. Identifikasi Penyebab Isu

Penyebab isu akan diidentifikasi menggunakan metode analisis fishbone

Sebab	Akibat
	Belum optimalnya Pelaksanaan Kerja Pegawai Sub Bagian Protokol sebagai Pelaksana dalam Pengelolaan Acara Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN)

 

e. Penilaian Alternatif Gagasan Menggunakan Kriteria Mc.Namara

No	Faktor Penyebab Fishbone	Kriteria Alternatif Gagasan	Kriteria Alternatif Gagasan			Jumlah	Peringkat
			Efektivitas	Kemudahan	Biaya
1	Pembagian deskripsi pekerjaan tidak dijelaskan	Dibuatkan susunan panitia teknis kegiatan dan jobdesc-nya	5	4	4	13	1
2	Tidak terbiasa bekerja dengan aturan yang jelas	Memberikan S.O.P aturan yang jelas	3	3	4	10	3
3	Insentif dirasa kurang, sebagian besar pegawai adalah honorer	Diberikan tambahan penghasilan dari tugas persiapan panitia teknis	5	2	2	9	4
4	Ruang kerja yang tidak kondusif	Mengatur ruang kerja agar lebih kondusif	4	3	4	11	2
5	Tidak terbiasa mengerjakan pekerjaan administratif	Setiap orang diberi tugas administratif bergantian, sehingga memiliki kemampuan dasar yang sama	3	3	3	9	4
6	Terbiasa bekerja sesuai yang dibutuhkan saat itu saja	Diberikan arahan pembagian tugas di awal kegiatan	3	3	4	10	3
7	Tidak standby, bekerja saat dibutuhkan saja	Membuat aturan untuk standby di sekretariat, karena banyak yang harus diselesaikan	3	2	3	8	5

 

e. Rekomendasi Alternatif Penyelesaian Isu

No	Alternatif penyelesaian	Tahapan	Hasil yang Diharapkan	Pihak Terkait
1	Dibuatkan susunan panitia teknis kegiatan dan jobdesc-nya	·   Berkordinasi dengan Kepala Sub Bagian Protokol ·   Berkordinasi dengan Kepala Bagian Humas dan Protokol ·   Mengadakan rapat berkala untuk saling mengetahui sejauh mana persiapan yang telah dilakukan dan akan dilakukan kedepan ·   Mengadakan paparan dan diskusi	·       Terealisasinya nama-nama panitia dan jobdesc yang menjadi tanggungjawab masing-masing panitia ·       Panitia teknis mendapat arahan dari Kepala Bagian tentang tanggungjawab yang harus dikerjakannya ·       Panitia telah melakukan pekerjaannya sesuai tugas yang diberikan ·       Panitia tau persis acara yang akan dilaksanakan, dan acara terlaksana dengan sangat baik berkat kerjasama para panitia	·    Kepala Sub Bagian Protokol ·    Kepala Bagian Humas dan Protokol
2	Ruang kerja yang tidak kondusif	·   Berkordinasi dengan Kepala Bagian Humas dan Protokol untuk mengatur ulang ruang Humas dan Protokol ·   Berkordinasi dengan Kepala Sub Bagian Protokol, Kepala Sub Bagian Pemberitaan, dan Kepala Sub Bagian Peliputan untuk membersihkan debu dan kotoran ·   Membereskan ruangan, merapikan berkas dokumen, dan menata ulang ruangan ·   Memastikan alat dan bahan kerja yang dibutuhkan tersedia dan berada di tempat yang mudah dijangkau	·       Kepala Bagian Humas dan Protokol menghimbau kepada officeboy dan pagawai lain untuk membantu dalam mengatur ulang ruangan ·       Para Kepala Sub Bangian menghimbau para pegawai untuk bersama-sama membersihkan debu dan kotoran ·       Ruangan terasa lebih lega, rapi, wangi, dan nyaman untuk ditempati ·       Panitia dans para pegawai lain dapat bekerja lancar dan nyaman, dengan lebih efektif dan efisien tanpa gangguan teknis.	·    Kepala Bagian Humas dan Protokol ·    Kepala Sub Bagian Protokol ·    Kepala Sub Bagian Pemberitaan ·    Kepala Sub Bagian Peliputan ·    Officeboy ·    Para pegawai bagian Humas dan Protokol